3. detsember 2009

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Muutuste keerukust alahinnates või neid mitte ette nähes on võimalik hõlpsasti valida ebaotstarbekaid lahendusi ja tehnoloogiaid ning kanda suuri asjatuid lisakulusid. Või keerukaid investeeringuid vältides IT-valdkonna potentsiaalsed võimalused kasutamata jätta.

Raha kulub IT-le palju

IT-valdkonnas on võimalik kiiresti ära kasutada palju raha. Põnevate akronüümidega palistatud serverid, kettamassiivid, infosüsteemi rakendused, viirustõrjed, rämpspostifiltrid, kontoritarkvara litsentsid, võrguseadmed, sülearvutid ja paljud teised tooted maksavad palju ning on lihtsasti põhjendatavalt hädavajalikud.

On loomulik soovida töökindlat ja kiiresti toimivat töökeskkonda. Seda need uued seadmed ja tarkvarad lubavad tagada. Ning enamasti tagavadki. Tehnoloogiline areng ongi toonud meile palju paremaid lahendusi.

Lihtsamad ja keerulisemad investeeringud

Kogu selle kulutuste saju juures muutub võtmeküsimuseks, milliseid seadmeid, tarkvarasid ja infosüsteemi muudatusi me kõige rohkem vajame. Kas kiiremini ja töökindlamalt töötav server on olulisem kui uus kliendihaldustarkvara? Kas MS Office'i litsentsid on olulisemad kui tulemüür?

Lihtsam on teha standardsete toodete soetamise otsuseid. Serverid, võrguseadmed, kontoritarkvarad on paremini hoomatavad kui tööprotsessi mugavalt haakuv infosüsteemi rakendus. Maitsest, akronüümide tähendusest ja hinnast lähtuvalt saab üsna kerge vaevaga teostada toote hanke.

Keerulisem on planeerida tööprotsesside muutusi kaasa toovaid lahendusi. Uus majandustarkvara, dokumendihaldus, kliendihaldustarkvara või põhitegevust toetav infosüsteemi rakendus nõuab hoopis tõsisemat planeerimist ja muudatuste juhtimist. Uue rakenduse väljaarendamisele ja tehnoloogilisele seadistamisele lisandub tööprotsesside muutmine, inimeste koolitamine ja vanade andmete ülekandmine. See on enamasti aeganõudev ja pingeid kaasa toov.

IT-investeeringute valik lähtugu ärivajadustest

See kõlab elementaarsena, aga väga sageli nii ei tehta.

Pigem tehakse eelpool kirjeldatud lihtsamaid investeeringuid ja keerulisemaid investeeringuid ei juleta ette võtta. Liiga palju on nähtud ja kuuldud suurte IT-projektide ebaõnnestumist – aega läheb kaks korda kauem, raha läheb kaks korda rohkem ja tulemus ei ole põhitegevust nii palju aitav kui loodetud.

Selge on see, et tööprotsesside muutuste elluviimine on raskem.

Põhiinfosüsteemi arendus-juurutamine võtab aega vähemalt kuus kuud. Tavapärane on 2aastane protsess alates ülesandepüstitamisest süsteemi kasutamiseni 60% kasutajate poolt.

Samas on äri hästi toetava uue infosüsteemiga võimalik palju võita. Õige lahendus võib kordades suurendada töötajate efektiivsust, vähendada kulusid ja tõhustada planeerimist. Võimalikuks võivad saada tegevused, mida füüsiliselt või emotsionaalselt ei olnud võimalik enne teha.

Planeerimine on tõsine tegevus

Kuna keerulisemad muutused võtavad aega 2-5 aastat, siis õigete suundade ja projektide valimine on aega, süvenemist ja kogemust nõudev protsess.

Ühelt poolt on vaja hästi tunda oma äri, selle võimalikke arenguid mõne aasta jooksul ja majanduskeskkonna muutusi. Teiselt poolt on vaja aru saada oma äri seostest infotehnoloogiaga, (info)tehnoloogilistest võimalustest, IT-valdkonna arengutest ja lisaks uskuda IT-projektide õnnestumisse.

Oma kogemusest võin öelda, et ettevõtted ja asutused, kes on planeerimises edukad, suudavad oma IT-investeeringutest võluda välja kordades rohkem ärile edu toovat kasu kui need, kes teevad lihtsaid, hetkel moes olevaid soetusi.

Autor: Erkki Leego

Hansson, Leego & Partner juhtivpartner

Autor: ituudised.ee - Äripäeva IKT uudiste teemaveeb