12. detsember 2014

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

Millega peaks ettevõte arvestama enne pilveteenuse valikut?

Infrastruktuur – oluline on, et ettevõttel oleks olemas korralik internetiühendus ning teenusepakkuja toetaks suuremaid üleslaadimise kiirusi. Lisaks peaks olema teada, kas internetile on seatud ka mingeid mahupiiranguid.

Regulatoorsed nõuded – väga reguleeritud sektorites (näiteks meditsiin) on seatud palju privaatsuspiiranguid andmede käitlemisele ja hoidmisele. Mitmed suuremad pilveteenuse pakkujad on küll kohandanud oma teenused nende nõuetega vastavusse, kuid siiski tasuks selles eelnevalt üle veenduda.

Milliseid andmeid pilves hoida – tegelikult on igal ettevõttel andmeid, mida tasuks hoida pilves. Andmed saab jaotada kolmeks: operation, nearline ja backup ning arhiivi andmed. Pilves hoidmise seisukohalt on sobivad nearline (tavalised andmed, dokumendid ja emailid) ja backup andmed.

Kulu – Kuigi andmemahu hinnad on tublisti langenud, on tegemist siiski lisakuluga ettevõtte jaoks. Siiski tasuks andmete pilves hoidmist võtta ka kui kindlustust õnnetuste ja suuremate rikete vastu.

Andmemaht – kui andmemahud on väga suured, näiteks ettevõte töötleb igapäevaselt terabaitide viisi 3D videosid, siis pilv ei ole nende hoidmiseks parim lahendus, kuna nende üleslaadimine võtaks liigselt aega. Samas sellistel ettevõtetel tasuks siiski hoida pilves mõningaid tavalisi ärifaile, millele on näiteks oluline juurdepääs ka väljaspoolt kontorit.

Varundusplaan – oluliste failide pilves hoidmine on suurepärane osa ettevõtte IT talitluspidevuse ehk ärijätkamise plaanist, mis tagab andmete hoidmise mitmes paigas, et kindlustada neid õnnetuste vastu. Pilveteenuse kasuks varunduslahendusena räägib just selle ülesseadmise kiirus ja madal hind.

Mida peaks sisaldama pilveteenuse lahendus ettevõtte jaoks?

1.Failide versioonimine (file versioning)

Pilveteenus peaks toetama failide versioonimist, et oleks võimalik muretult  redigeerida faile. Sellist funktsionaalsust sisaldavad teenused ei kirjuta muudatuste tegemisel üle vanu faile. Selle asemel salvestavad nad failidest mitmeid versioone, et oleks vajadusel võimalik hiljem vanemate koopiate juurde tagasi tulla.

Enamus pilveteenuse pakkujaid toetab failide versioonimist mingil kujul, kuid tasub arvestada, et sageli on failidest erinevate versioonide arv piiratud ning teatud aja tagant võidakse lihtsalt kustutada vanemad versioonid ära. Seega, tasuks tutvuda sellega, kui kaua teenusepakkuja säilitab neid faile, ennem kui need lõplikult kustutatakse.

2. Automaatne sünkroonimine (automatic sync)

Automaatse sünkroonimise võimalused on eriti olulised ettevõtete jaoks, kes sõltuvad palju pilve võimalustest. Selle funktsionaalsusega teenused uuendavad faile nii, et kõik failides tehtud muudatused kajastuvad reaalajas. Kuna kõik teenusepakkujad, kellel on sünkroonimise funktsionaalsus olemas, ei tee seda automaatselt, siis tuleb ettevõttel endal sel juhul hoolikam olla. Võimalusel tasuks eelistada automaatset lahendust, kuna selle puhul saab kindel olla, et andmed on alati ajakohased. Parimad teenusepakkujad võimaldavad kasutajatel ka määrata püsivate varukoopiate loomiseks välistele ketastele kindlad ajad või perioodid, mille tagant koopiaid tehakse.

3. Koostöö tööriistad

Kui on vaja jagada ja redigeerida faile kaastöötajatega või muude tiimi liikmetega, siis on vajalikud teatud koostöö tööriistad. Parimad teenusepakkujad võimaldavad näiteks jagada faile autoriseeritud kasutajatega ükskõik millistel seadmetel läbi otselingi või emaili. Oluline on ka veenduda, et jagatud andmetele oleks seejuures tagatud turvalisus läbi korraliku parooliga kaitse, mida saaks rakendada erinevate kaustade tasemel. Enne teenuse valimist tuleks teha seega kindlaks, et selle funktsioonid toetaksid ettevõtte tiimi töötegemist ja vajadusi.

4. Failide vaatamine ja redigeerimine otse pilvesSee on üks põhilisi äriklassi pilveplatvormide funktsioone. Kuna tähtsate failide liigutamine ühelt seadmelt teisele on aeganõudev ja tülikas, siis võimaldab antud funktsioon pääseda ärikasutajatel vajalikele failidele ligi koheselt, sõltumata ajast või asukohast. Suurem enamus pilveteenuse pakkujatest võimaldab kasutajatel redigeerida pilves asuvaid faile igas arvutis, tahvlis, nutitelefonis või muus internetti ühendatud seadmes. See tähendab, et kiireid muudatusi saab teha käigu pealt ja kõik muutused on sünkroniseeritud kõigi seadmete jaoks. Seega, ennem teenuse valimist tasuks selles üle veenduda. Muusikale ja meediale fokuseeritud Amazon Cloud Drive näiteks vajab muudatuste tegemiseks faili allalaadimist ning hiljem muudetud faili uuesti üleslaadimist. Mobiilsete kasutajate puhul võib selline lahendus tülikaks osutuda.

5. Turvalisus ja failide krüpteeriminePilve turvalisus on üks olulisemaid küsimusi ettevõtete jaoks. Ettevõtte või klientide privaatsed andmed võivad sattuda ohtu, kui valitud teenus ei sisalda õigeid turvafunktsioone. Veendu selles, et teenus krüpteeriks andmed vähemalt korra enne nende lahkumist sinu serveritest. Parimad teenusepakkujad võimaldavad ka valida isikliku krüpteerimise võtme, et ka teenusepakkuja enda töötajad ei näeks sinu faile. Lisaks peaks olema veel võimalus kaitsta faile parooliga, eriti siis kui neile pääsetakse ligi mobiilsetelt seadmetelt. Lisaks ka seada erinevaid juurdepääsu õiguseid erinevatele töötajatele. Seega parimate teenusepakkujate turvafunktsioonid on piisavalt kindlad, et oma ettevõtte või klientide oluliste failide pilve saatmine ei tekita muret nende turvalisuse pärast.

6. Paindlik andmemaht mõistliku hinnaga

Mõned pilve platvormid pakuvad piiratud andmehulka odava hinnaga, kuid kulud kasvavad oluliselt andmemahu suurenedes. Teiste puhul seevastu on hind küll esialgu kallim, kuid suurte andmemahtude puhul tuleb hind kokkuvõttes odavam. Kuigi on ka teenuse pakkujaid, kes pakuvad piiramatut andmemahtu, siis väiksemate ettevõtete vajadused on üldjuhul nii kui nii palju tagasihoidlikumad ning seetõttu pole see oluline. Andmemahust olulisem just väiksemate firmade jaoks on hoopis võimalus paindlikult suurendada andmemahtu vajaduste kasvades.

7. Usaldusväärne tehniline tugi

Kui pilves hoitud failid mängivad olulist rolli ettevõtte igapäevastes operatsioonides, siis tehnilised probleemid võivad suurt kahju tekitada. Näiteks, kui töötajad ei pääse ligi olilistele failidele, siis tekitab see otsest majanduslikku kahju ja võib halvata ettevõtte tööd. Erinevate teenusepakkujate tehniline tugi erineb päris palju, kuid parimate puhul vastatakse kiirelt ning tehniline tugi on saadaval 24/7. Lisaks emaili ja telefonitoele pakuvad osad teenused ka live chati võimalust troubleshootimiseks. Tasub mõelda ette ka tehnilise toe ja rikete asjus enne teenuse valimist.

Sissekande tervikteksti saab lugeda Iteractioni blogist.

Autor: Paavo Pudan