Mis on uuenduslik e-andmevahetus?

Telema tegevjuht Hele Hammer
Telema tegevjuht Hele Hammer

Kui veel kümmekond aastat tagasi oli paberi ja e-kirja vaba andmevahetus midagi uut, siis nüüd pole enam muudmoodi võimalik logistikat konkurentsivõimeliselt korraldada. Mis on uuenduslik e-andmevahetus, kuidas seda korraldada ja millele tähelepanu pöörata teenusepakkuja valikul - sellest kirjutas Äripäevas AS Telema tegevjuht Hele Hammer.

Uuenduslik e-andmevahetus tähendab, et dokumente ei liigutata enam paberil või e-posti teel, vaid need on kindlas formaadis ja liiguvad äripartnerite infosüsteemide vahel. Selline tegutsemisviis aitab vältida topeltsisestusi, mistõttu tekib vähem vigu ja andmeedastus on kiirem ning turvalisem.

Eriti oluline on e-andmevahetuse kasutamine e-arvete kontekstis. Alates 2017. aasta jaanuarist peavad kõik avaliku sektori tarnijad edastama kaupade ja teenuste arveid e-arvena, see tähendab, et need peavad olema masintöödeldavad arvutist arvutisse saadetud arved. 

Kuid ei tohiks unustada, et arve pole üksik dokument, vaid teiste tegevuste tulem. Äritehinguga on peale arve seotud hulk teisi dokumente sõltuvalt tehingu objektist – kas see on teenus või kaup – ja tehingu keerukusest – kas osapooli on kaks, ainult ostja ja müüja, või rohkem. Nii võib ühe tehinguga olla seotud kuni 15 dokumenti, mille viimine e-andmevahetuseks vajalikule kujule toob ettevõttele märkimisväärset kasu. Seetõttu tasub läbi mõelda äriprotsessid tervikuna ning viia võimalusel kogu tehinguga seotud andmevahetus e-kujule.

Kuidas e-andmevahetust korraldada?

Põhimõtteliselt on võimalik e-andmevahetuse korraldus teha valmis oma ettevõtte jõududega, kuid see on kulukas ja aeganõudev. Tänapäeval kasutatakse enamasti e-andmevahetuse operaatoreid, kes on just selle teenuse pakkumisele keskendunud.

Eestis tegutseb mitu e-arve operaatorit, näiteks Telema, Fitek, Omniva, kelle vahel toimib ka alates 2015. aastast e-arverändlus. Fitek ja Omniva vahendavad e-arveid, aga mitte teisi dokumente (tellimused, saatelehed, tarnekorraldused jms). E-andmevahetuse operaatorid, keda Eestis on kaks – Telema ja Edisoft – tegelevad kõigi kaubatehingutega seotud dokumentide vahetusega.

Kuidas toimub rahvusvaheline e-dokumendi rändlus?

Juba aastaid on võimalik saata e-arveid ja teisi e-dokumente ka välismaa äripartneritele.

Kui näiteks Saaremaa Lihatööstus tahab alustada e-andmevahetust Ruokakesko keti kauplustega Soomes, siis esimese asjana täiendatakse omavahelist tarnelepingut. Sätestatakse, milliseid dokumente ja milliste operaatorite kaudu vahetatakse.

Pärast seadistuste kontrolli on igapäevane töö sujuv. Soome kauplus koostab tellimusi oma laotarkvaras (nt Oracle) nagu tavaliselt. Dokument läheb kindlas formaadis tema operaatorile (Tieto). Tieto saadab selle Saaremaa Lihatööstusele tarnija operaatori (Telema) kaudu. Telema konverteerib dokumendi saajale arusaadavasse formaati ning edastab Saaremaa Lihatööstusele. Tarnija saab nüüd tellimust töödelda oma laotarkvaras (nt SAF). Mõlemad osapooled töötavad endiselt oma tarkvaras ega pea dokumendivahetuse pärast muretsema – sellega tegelevad teenusepakkujad.

Arved liiguvad aga vastupidist rada mööda: Saaremaa Lihatööstusest Telemasse, sealt Tietosse ja siis Ruokakeskosse. Peale tellimuste ja arvete võidakse samamoodi vahetada ka näiteks tellimuse kinnitusi, saatelehti, tarnekorraldusi ja vastuvõtukinnitusi.

Kuidas e-andmevahetuse teenusepakkujat valida?

Kui ettevõte on otsustanud kasutada e-andmevahetuse operaatori teenuseid, on järgmine samm valida sobiv e-andmevahetuse teenuse osutaja. Valikul tasub läbi mõelda kolm aspekti.

  1. Keda soovitavad teie äripartnerid?
  • Kõige parem on soovitust küsida oma tööstusharu ettevõtetelt, eriti neilt, kellel on teie ettevõttega sama majandustarkvara.
  • Kuidas läks e-andmevahetuse juurutamine?
  • Milline on igapäevane töö?
  • Kas klienditugi lahendab probleeme kiiresti ja asjatundlikult?
  • Mis lisaväärtusteenuseid peab soovitaja kasulikuks ja milleta ta hakkama ei saa?
  1. Kas väärtustate töökindlust ja turvalisust?
  • Kas e-andmevahetuse operaatoril on usaldusväärne minevik ja kui tõenäoliselt tegutseb ta ka viie aasta pärast?
  • Kas operaator teeb koostööd ülikoolidega, oluliste erialaliitude ja standardikomiteedega?
  • Millised on tema teenindustaseme (SLA) näitajad ja kui kõrge on turvatase?
  • Uurige teenuseosutaja aastaaruandeid ja lugege uudiskirju – kui palju investeerib ta oma süsteemide pidevasse arendamisse ning uutesse teenustesse?
  1. Mida ootate e-andmevahetuse teenuse osutajalt?
  • Kas teil on vaja lihtsat ja odavat teenust või tahaksite proovida tipptasemel lisaväärtusteenuseid?Kas on vaja, et teenuseosutaja nõustaks ja koolitaks teid ja teie äripartnereid?
  • Kas teenuseosutaja peaks teid aitama äripartnerite kaasamise programmiga?
  • Kas tahate tõkestada vigaste dokumentide jõudmise oma süsteemi (vajate dokumentide valideerimist)?
  • Kas teenuseosutaja peaks võimaldama teie töötajatel jälgida dokumendiliikluse logisid ja aruandeid, et kontrollida info liikumist tarneahelas?

Hele Hammer, AS Telema tegevjuht

Loe pikemalt Äripäevast

 

Osale arutelus

  • ITuudised.ee

    ITuudised.ee

Toetajad

Seotud lood

Jälgi ITuudiseid sotsiaalmeedias

RSS

Toetajad

Valdkonna töökuulutused

Derivco is looking for a QA SPECIALIST

Derivco Estonia OÜ

15. september 2017

Derivco is looking for a SENIOR JAVASCRIPT DEVELOPER

Derivco Estonia OÜ

15. september 2017

Derivco is looking for a POKER INTEGRITY SPECIALIST

Derivco Estonia OÜ

15. september 2017

Käsi­raamatud