10 põhjust Exceli kasutamiseks andmete analüüsimisel

Kristjan Sakk
Kristjan Sakk

Exceli kasutamiseks andmete analüüsimisel on mitmeid häid põhjuseid ja need võimalused on avardunud just tarkvara uuemate versioonidega, kirjutab MS Office, Office 365 konsultant ja koolitaja ning Edunet OÜ omanik ja juht Kristjan Sakk.

Vaatame lähemat kümmet põhjust, miks on Excelit hea kasutada andmete analüüsimisel.

1. Tabelite loomine on mugav ja piiranguid ei ole

Exceli tabeleid on mugav üles ehitada. Kasutaja võib teha seda vastavalt enda soovidele, sest Excelis ei ole tabelite koostamiseks piiranguid. Hea oleks teada vaid paari reeglit, et tabeli loogika oleks õige.

2. Sisestusvigasid saab vältida

Tabeli põhjasid on võimalik ehitada nii,  et ei tekiks sisestusvigu, näiteks numbri lahtrisse keelatakse teksti sisestamine või lubatakse ainult täisarv. Selliste põhjade loomine hoiab tabeleid korras ja muretsema ei pea sisestusvigade pärast, nagu üleliigne tühik või sissekanne vales lahtris.

3. Andmete analüüsimiseks on hulgaliselt töövahendeid

Excelis on võimalik teha põhjalike analüüse, mille abil saab langetada juhtimisotsuseid. Andmete analüüsimiseks on Excelis hulgaliselt töövahendeid, millega saab luua erinevaid kokkuvõtteid, näiteks PivotTable, PowerQuery, PowerPI. Tööriistade kasutamisel annab Excel raporteid valitud andmete kohta ja kasutaja ei pea jälgima andmeid, mille baasil arvutus teostatakse või ise käsitsi tulemusi kokku arvutama.  Seega saab rahulikult keskenduda raportitele, mille abil teha otsuseid.    

4. Excel sobib suurepäraselt meeskonnatööks

Microsoft on panustanud uues Excel 365 ja Excel 2016 versioonis väga palju ühisfailide kasutamisele, kus oma arvutis saab teha Exceli failidega reaalajas tööd koos töökaaslastega ja näha kuhu teine kasutaja samal ajal kirjutab.

5. Info kogumine teistest Exceli ja muudest andmefailidest on efektiivne

Uue PowerQuery tööriistaga saab erinevatest Exceli failidest andmeid koguda ja neid siis Pivoti aruannetes analüüsida. Enam ei pea ootama, et töökaaslane e-postiga Sulle Exceli faili saadab. Iga kasutaja kasutab oma faili, meeskonnajuht kogub kõik andmed PowerQuery’ga kokku ja saab kasutada andmeid analüüsimiseks. Kui kasutaja muudab algtabelites andmeid, siis muutuvad need ka jooksvalt aruannetes.

6. Andmeid ei kaota ja sünkroniseerimise teeb ise

Excel ei kaota andmeid ja iga kasutaja saab olla ise oma andmete peremees. Soovi korral võib hoida andmete varukoopiaid pilves ja pääseda oma andetele ligi kust iganes. Sünkroniseerimise teeb Excel ise.

7. Excelit võib kasutada ka mahukate andmefaildega töötamisel

Selleks on Excelis PowerPivot ja PowerQuery. Õigete tööriistade kasutamine tõstab oluliselt tööefektiivsust. Alati ei pea valemeid kasutama, sest Exceli enda tööriistadega võib saavutada samu tulemusi. Näiteks VLoookup või SumIF asemel võib kasutada PowerQueryt või PivotTable tööriista.

8. Liidestamise võimalus on väga hea

See võimalus on tekkinud uue PowerQuery tööriistaga. Andmeid võib Excelisse importida ja tekitada nii-öelda aktiivse andmekanali paljude erinevate levinud tarkvaradega, mh isegi Facebookiga. Ühenduste loomise võimalusi on sadu.

9. Kiire ja mugav andmete visualiseerimine

Selleks võib kasutada kas Exceli diagramme, mis on uues 2016 ja 365 versioonis oluliselt täiustunud või Exceli PowerPI tööriista andmete kirjeldamiseks. Võimalusi on palju, töövahendi kasutamine sõltub eesmärgist.

10. Laialt levinud avatud failiformaat

Excelis tehtud andmefaili on mugav edasi saata ja saab olla kindel, et info avaneb ka sihtpunktis. Kuna Excel on juba standardiks muutumas, siis raske on leida arvutit, kus ei ole seda tarkvara. Excel kasutab ka andmete salvestamiseks avatud failiformaati ja seetõttu erinevad süsteemid Exceli failide sisust kenasti aru. Andmete kadumise pärast ei pea muretsema. Mõni värv võib küll teistmoodi paista, aga andmed kaotsi ei lähe.  

Lähemalt räägib Kristjan Sakk juhtidele Exceli kasutamise võimalustest Äripäeva Akadeemia koolitusel Exceli meistriklass juhtidele:

Vaata, millal toimuvad järgmised juhtidele mõeldud  Exceli meistriklassi koolitused SIIT

Loe ka neid lugusid: 

 

Osale arutelus

  • Kristjan Sakk

Toetajad

Raadio ettevõtlikule inimesele

Hetkel eetris

Jälgi ITuudiseid sotsiaalmeedias

RSS

Toetajad

Valdkonna töökuulutused

Derivco is looking for a SENIOR FULL STACK DEVELOPER

Derivco Estonia OÜ

10. mai 2018

Arvamused

Teabevara