CM: Tarkvaraarenduse projekt kui muudatuste läbiviimine

Inimene on oma olemuselt loodud mugavaks, kellelt tavaliselt nõuab muudatuste tegemine harjumuslikus keskkonnas hulka energiat, veenmist ning motiveerimist. Muudatuste läbiviimine ongi tegelikult keeruline ning panust ja kaasamist nõudev protsess, samuti nagu tarkvaraarenduse projekt.

Mis on tarkvaraarenduse projekt? See on mõne täna toimiva tööprotsessi automatiseerimine, efektiivistamine ja kiirendamine – oleva olukorra paremaks muutmine. See omakorda tähendabki muutusi tänases töös ning uute protsesside kokkuleppimist ja juurutamist ehk siis panustamist ning kaasamist nõudvat projekti. Ühesõnaga toob tarkvaraprojekt kaasa muudatused, mille vastu inimesed alati kipuvad sõdima.

Eduka muudatuse/IT-projekti tegemiseks on seega meil esiteks vaja konkreetset ja üheselt mõistetavat, lihtsasti sõnastatud, mitte laiali valguvat ning ostetavat ja toetatavat eesmärki, millest võidavad kõik osapooled.  Ainult sellisel juhul on kõigil osapooltel ühine arusaam, miks me seda teeme ning ka on lihtne projekti tagasi joonele saada.

Tähtsuselt järgmiseks eesmärgile on võtmeisikute kaasamine ning eesmärgi saavutamise võtmine ühiseks plaaniks: nii kasutajad, otsese kasu saajad, läbiviijad kui ka kolmandad osapooled peavad olema projektiga nõus. Vastasel korral ei tule midagi välja, sest kui projekti ei suhtuta tõsiselt, kirega ja süvenenult, vajub projekt ära.

Tieto kogemus näitab, et kõige efektiivsem on luua igale projektile koostöös kliendiga projekti juhtrühm, kuhu kaasatakse kõik osapooled. Projekti õnnestumise aluseks on regulaarne kohtumine, kus räägitakse, mis on hästi ja mis mitte ning mida võib/peab projekti käigus muutma. Klient tuleb kaasata projekti, et saada teada nende teadmised ja kogemused, sest ainult klient ise tunneb ja teab oma äri ning selle kitsaskohti. Osapooltele tuleb selgitada muudatuste vajadusi, küsida arvamusi ja neid arvestada või ümber veenda, teha infotunde ning kontrollida infovooge, mida muudatuste/projekti kohta räägitakse. Arusaamatuste korral peab kohe reageerima ning õiget informatsiooni jagama ehk kommunikatsiooni juhtima.

Lisaks eesmärgile ja panustatavatele võtmeisikutele on oluline, et projektil oleksid olemas rahalist toetust andvad toetajad või sponsorid. Projekti on raske läbi viia, kui see pole juhtkonnale oluline või kui selleks ei eraldata piisavalt finantsilisi vahendeid. Raha annab vabaduse. Omamata vajalikke rahalisi ressursse, muutub projekti õnnestumine küsitavaks.

Kui need kolm punkti on täidetud, saab projektist asja. Kui ükski nendest  jääb aga vaeslapse ossa, tekivad nii IT-projekti läbiviimisel kui ka muudatuste tegemisel organisatsioonis olukord, kus inimestel huvi raugeb, tekitavad uued ülesanded ning projektidega ei jaksata ega viitsita tegeleda.

Uue tarkvara juurutamisega jõuab kätte hetk kui muudatused saavad tõeks ning inimesed peavad uues olukorras omi töid tegema – nüüd on oluline, et keegi ei saaks toimida nii nagu enne muudatusi vaid ainult uue protsessi järgi, vastasel juhul soovivad paljud ja varsti pea kõik ikka nii nagu vanasti harjumuslikult omi töid teha ning kõik see vaev oli asjata.

Ehk kui projekt on valmis ja muudatuste sisseviimiseks olukord küps, ei tohi unustada, et lubamatu on enne muudatust olnud olukord! See tähendab, et kui inimesed saavad paralleelselt uue tarkvaraga kasutada ka vana, lähevad nad lihtsama vastupanu teed. Mul on olnud näiteks kogemus, kus üks asutus tellis läbi riigihanke kokkuleppimatult projekti teisele organisatsioonile. Ilmselgelt ei leidnud uus IT-projekt heakskiitu, kuna otseste asjaosalistega polnud seda läbi räägitud. Sellist projekti oli väga raske läbi viia ning töö jätkus veel pikalt vanas süsteemis.

Tarkvaraarenduse  projekti kui muudatuste projekti läbi viimiseks hädavajalikud sammud:

1. Projekti konkreetne ja selge ning mitte laialivalguv eesmärk;2. Kaasatud osalised;3. Juhtkonna tugi;4. Rahaline eelarve;5. Muudatuse eelse olukorra mittevõimaldamine.

Kokkuvõtvalt võib öelda, et tarkvaraarenduse projekt on väga sarnane muudatuste läbiviimisega ettevõttes ja selle õnnestumiseks tulebki seda meeles pidada, ohte näha ning sellest lähtuvalt ka käituda, siis laabub ettevõtmine sujuvalt ning edukalt!