Autor: Äripäeva eriprojektide ja sisuturunduse üksus: [email protected] • 30. juuni 2020

Pole kahtlustki, et kvaliteetsed seadmed, hea internetiühendus ja toimivad videosuhtluse platvormid olid sel kevadel kaugtöö kõige olulisemateks märksõnadeks. Virtuaalkoosolekutest on saanud töörutiini tavapärane osa ka nendes ettevõtetes, kus varasemalt nende järele puudust ei tuntud. Ehkki eriolukord on tänaseks läbi, on videosuhtlus jätkuvalt aktuaalne olgu kas ajakulu vähendamise või hoopis tervise ehk lähikontaktidest hoidumise eesmärgil.

Milline videokoosolekute platvorm on parim?

Videosuhtlus eeldab küll häid seadmeid ja kvaliteetset internetiühendust, aga paljud nüansid sõltuvad ka videoplatvormist, mida parasjagu kasutatakse. Suurtegijad nagu Microsoft Teams, Zoom Meetings, Google Meet või Cisco Webex said kriisi ajal miljoneid kasutajaid juurde. Ka vanadele tuttavatele platvormidele nagu Skype ja Facebook Messenger lisatakse pidevalt funktsionaalsust juurde ning nutikamate alternatiivide puudumisel sobivad needki lihtsamaks ärisuhtluseks. Aga milline neist on ikkagi parem? Küllap polegi ideaalset videoplatvormi olemas – meeskondade vajadused ja ootused tehnoloogiale on niivõrd erinevad. Teisalt, on palju omadusi ja funktsioone, mille alusel otsustada, milline neist on ideaalile võimalikult lähedal.

Võrdlesin Eestiski kõige populaarsemaid platvorme ja annan nende kasutamiseks ka mõned näpunäited:

Mida videoplatvormide kasutamisel silmas pidada?

Turvalisus muutub aina olulisemaks. Näiteks Zoom on viimastel kuudel halvas mõttes silma paistnud turvaaukude tõttu. Käibele on tulnud isegi uus tegusõna zoom-bombing, mis eesti keelde tõlgituna tähendab seda, et koosolekul „osalevad“ ka külalised, keda pole sinna kutsutud ja kes külvavad segadust roppuste või muude ebavajalike materjalide levitamisega.

Mõtle läbi, kas videokoosolek on pigem lihtsamaks infovahetuseks või ühistööks? Näiteks Google Meet’is saab esitluse, tabelite või muu info edastamiseks oma ekraanipilti jagada ainult üks inimene, teistel platvormidel sellist piirangut pole. Kui koosoleku korraldaja lubab, saab Zoom’is seda teha mitu osalejat üheaegselt. Arvestada tasub ka võimalike ajapiirangutega, näiteks Zoom’i tasuta versioonis on maksimaalne kõne pikkus 40 minutit, Skype’is 4 tundi.

Ühistöö puhul ühilduvad teatud platvormid tuntuma kontoritarkvaraga hõlpsamalt. Näiteks Teams ja Meet’il ühilduvad Microsoft’i ja Google’i töövahenditega nagu Google G Suite ja Microsoft Office 365. See tähendab ühtlasi seda, et materjalide lisamine kõigile osapooltele kasutamiseks on tehtud väga lihtsaks. Niisamuti on suureks eeliseks võimalus algatada videokoosolekut kalendrist ning lisada sinna koosolekulink koos muu vajaliku infoga teistele osalejatele.

Kui tehniline kvaliteet mängib tavapärasest enam rolli, arvesta, et helikvaliteedi ja salvestusfunktsioonide osas jääb Zoom teistele alla. Kuna materjal salvestatakse Zoomis arvuti kõvakettale, on selle jagamine teistele kasutajatele keerukas. Heli- ja pildikvaliteet on ka Skype’is reeglina siiski kehvemapoolne. Samas pakub platvorm jätkuvalt võimaluse helistada üle maailma üsna väikese raha eest.

Kui oluline on näha videosilla kõiki osalejaid? Reeglina on osalejate maksimaalne arv kõikidel platvormidel piisavalt suur, kuid ekraanikuva ülesehitus võib olla erinev. Näiteks Microsoft Teams’is puudub galeriivaade, mistõttu pole kõik osapooled näha. Samas on Webexi puhul kasutajal võimalik valida lausa 3 erineva ekraanikuva variandi vahel.

Videokonverentsid on tulnud selleks, et jääda. Ekslik oleks arvata, et kevadine pandeemia on selle põhjustanud; küll aga kiirendas see videoplatvormide ja virtuaalkohtumiste omaksvõtmist. Kuna videokonverentsi valdkond areneb hetkel plahvatuslikult, lisavad tootjad sammhaaval oma platvormidele ka uusi funktsioone pidevalt juurde. Kui uus funktsioon osutub populaarseks, võib oodata selle lisandumist ka teistele platvormidele.

Ka kontorites muutuvad koosolekuruumid üha nutikamaks – ühe nupuvajutusega on võimalik käivitada videokonverents spetsiaalselt selle jaoks loodud seadmetega. Sellisel juhul on muidugi vajalik partneri abi, kes aitab seadmete seadistamise ja käivitamiseks vajalike teenustega.

Kokkuvõtlikult, igal platvormil oma head ja mitte nii head küljed, kuid lõpuks teenivad sama eesmärki – tagada Sinu ettevõttele ja selle töötajatele kvaliteetne, üsna igapäevaseks kasutamiseks mõeldud videosuhtlus.

Loe lisaks: Kas kaugtööd saab veelgi tõhusamalt teha?