Kas kaugtööd saab veelgi tõhusamalt teha?

Tuhanded kontoritöötajad on juba üle kahe kuu töötanud kodus. Kuigi eriolukorra piirangute leevendamine võimaldab meil järjest rohkem ringi liikuda, on kindlasti mõistlik liigsete kontaktide vältimiseks veel mõnda aega kodus töötamisega võimalusel jätkata.

Foto: Telia Eesti AS, Jan Baborák, Unsplash

Paljud ettevõtted on võimaldanud kaugtööd teha ka enne eriolukorra väljakuulutamist, kuid situatsioon, kus pea kõik kontoritöötajad saadeti korraga kodutööle, osutus siiski tõsiseks väljakutseks nii töötajatele kui ka tööandjatele. Probleeme on tekitanud nii ebapiisavad koduinterneti kiirused ning kõne- ja andmeside mahupiirangud, kui ka töö tegemiseks harjumatu keskkond, kus lisaks tööülesannetele pidi tegelema ka näiteks koju jäänud lastega.

Proovile olid pandud ka tööandjapoolsed lahendused, mis varasemalt toimisid hästi, kuid suurenenud koormuse juures ei olnud siiski piisavalt töökindlad. Näiteks oli VPN-lahendus paljudel seadistatud nii, et mõned töötajad saaksid aeg-ajalt selle abil tööd teha. Nüüd pidi aga kiiresti seadistust muutma, et see töötaks tõrgeteta ka suurema koormusega. Osades ettevõtetes oli töökohtade haldus üles ehitatud selliselt, et seadmete tarkvara uuendus ja varundus sai toimuda ainult kontori võrgus. Tekkinud olukorras vajasid aga koju saadetud arvutid uut tarkvara võimaldamaks tööd kodukontoris.

Kriisi ajal on infovahetuse vajadus suurem ja ilmselt paljud on kokku puutunud olukorraga, kus teenusepakkuja kontakt- või infotelefon on pidevalt kinni. Sellisele probleemile on olemas lihtne lahendus – on võimalik tekitada n-ö kõnede ahel ehk teisisõnu, kui põhinumber on kinni, suundub kõne edasi teisele töötajale, olenemata sellest, kus ta füüsiliselt asub.

Kuigi paljud kaugtööga seotud mured on tänaseks juba lahenduse saanud, siin on mõned lihtsad soovitused, kuidas seda veelgi mugavamalt, turvalisemalt ja efektiivsemalt teha.

•Paljudel ettevõtetel on seadmed kindlustatud. Seadmetega, mis ringi liiguvad, kipub rohkem juhtuma kui nendega, mis paigal püsivad ja kui lepingu sõlmimisel ei ole kodukontori vajadusega arvestatud, ei pruugi kehtiv kindlustuskaitse olla piisav. Seega tasub kindlustuslepingud üle vaadata, veendumaks, et kindlustuskaitse vastab hetkeolukorra vajadustele.

•Töö tegemiseks mõeldud seadmed peavad olema hästi kaitstud ning arvutid, mis ei asu enam töökoha turvalises võrgus, vajavad erilist tähelepanu. Näiteks tuleb pöörata suuremat tähelepanu arvutites oleva tarkvara uuendamisele, kuid kindlasti ei tohiks töötaja omaalgatuslikult tööarvutisse uut tarkvara seadistada. Kasutaja võib pahaaimamata seadistada tarkvara, mis aitab tema arvuti muuta pahalastele kasutatavaks ja sealt edasi saab juba liikuda näiteks ettevõtte sisevõrku. Üks kelmide poolt üle võetud arvuti võib ohustada kogu ettevõtte infosüsteeme.

•Tööarvutit tuleb kasutada ainult töö tegemiseks. Seda ei tohi näiteks teiste pereliikmetega jagada. Võib tunduda, et kui näiteks laps kasutab korraks tööarvutit oma kodutöö tegemiseks ja saatmiseks, ei juhtu ju midagi halba. Samas on olnud reaalseid juhtumeid, kus koolitöö asemel on kogemata saadetud konfidentsiaalse sisuga dokumente. Üks eredamaid näiteid on juhtum, kus laps pani kogemata tervele klassile teele poolelioleva analüüsi, mis sisaldas hulgaliselt kliendiandmeid.

•Arvutites olevad konfidentsiaalseid andmed tuleb krüpteerida, sest arvuti võib töötaja soovist sõltumata sattuda kellegi kolmanda kätte. Tööandja peaks hoolitsema selle eest, et arvuti kõvaketas oleks krüpteeritud. Ilmad lähevad soojemaks, eriolukorrast tulenevaid piiranguid järjest leevendatakse, mis tähendab, et inimesed hakkavad rohkem ringi liikuma ja ka vabas õhus tööd tegema. Näiteks autosse jäetud arvuti kuritarvitamisel saab pahalane krüpteerimata kõvakettalt kopeerida kõiki faile ja e-kirju.

•Kui kodus kasutab internetti mitu inimest korraga ja ühendus jääb töö tegemiseks ebapiisavaks või on soov hoopiski vabas õhus tööd teha, on mitu varianti, kuidas tagada hea internetiühendus. Üheks võimaluseks on paigaldada sülearvutisse mobiilse interneti teenusega SIM-kaart. Selle abil saab oma paketis sisalduvat mobiilse interneti mahtu jagada ja kasutada erinevates seadmetes. Kui arvutil puudub SIM-kaardi pesa, siis on lahenduseks niinimetatud tasku-wifi seade. Tegemist on väikese 4G ruuteriga, mis jagab lähedal olevatele seadmetele internetti, tekitades personaalse traadita interneti leviala. Sisuliselt on tegemist sama funktsionaalsusega, kui telefonist hot-spot luua, aga see ei tarbi telefoni akut ning on telefonist sõltumatu tagades ka pisut parema signaali vastuvõtu. Kasutades arvuti internetina telefoni hot-spot’i, kipub ühendus katkema, kui telefon on näiteks arvutist kaugemal või tuleb sisse kõne.

•Kontori ergonoomika eest hoolitseb tööandja, kuid ka kodus töötades tuleb jälgida, et töötamiseks valitud koht oleks võimalikult mugav. Aeg-ajalt diivani peal või tugitoolis istudes töötamist saab endale lubada, kuid kui veedad terve päeva arvuti taga, peaks siiski valima koha, mis on hästi valgustatud ja kus on laud ja mugav tool. Vale tööasend tekitab liigseid pingeid eelkõige seljas, kaelas ja õlavöötmes, aga vaevatud võivad olla ka käed ja jalad. Aken võiks ideaalis paikneda töölaua kõrval. Kindlasti tuleb teha pause ja liikuda. Ka näiteks telefonikõnede ajal tasub korraks püsti tõsta ja ringi liikuda.

•Kui põhitöövahendiks on erinevad tabelid, on rohkelt info sisestamist või pea terve päeva veedetakse tekstide töötlemisel, siis võib sülearvutiga töötamine olla silmadele liigselt koormav. Sellisel juhul peaks tööandja võimaldama töötajale soovi korral lisamonitori, sama kehtib ka hiire ja klaviatuuri kohta.

•Paljud ettevõtted on hakanud laiemalt kasutama videokoosolekute pidamiseks mõeldud lahendusi ja kindlasti on tulnud ette ka olukordi, kus mingil põhjusel on videokonverentsi korraldamisel tekkinud tõrkeid või muid probleeme. Kui ühenduse kvaliteet ei ole piisavalt hea, tasub kaamera välja lülitada ja piirduda heliga. See vähendab oluliselt võrgu koormust. Selleks, et tagada maksimaalne heli kvaliteet ja vältida taustamüra, tasub kasutada kõrvaklappe ja ajal, kui ise ei räägi, eelistada „mute“ režiimi.

Loe lisaks: Kuidas turvaliselt ja vastustundlikult kaugtööd teha

Jaga lugu:
ITUUDISED UUDISKIRJAGA LIITUMINE

Telli olulisemad Ituudised uudised igal nädalal enda postkasti.

Ituudised.ee toetajad:

Indrek Kald
Indrek KaldITuudised.ee toimetajaTel: 511 1112
Äripäeva reklaamiosakond
Äripäeva reklaamiosakondTel: 6670 105
Kertu Karner
Kertu KarnerIT konverentside projektijuhtTel: 553 7112