Autor: Indrek Kald • 6. juuli 2018

Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.

See tähendab, et edaspidi edastavad tehnikaülikooli töötajad kõik oma majanduskulud läbi CostPocket mobiiliäpi, mis digiteerib kuludokumendid, muudab need e-arveteks ning edastab automaatselt TTÜ siseportaali.

Ülikooli teatel on CostPocketi äpi kasutamine lihtne ja mugav: kasutaja teeb kuludokumendist mobiiliga pildi, mis digiteeritakse. Seejärel edastatakse info edasiseks menetlemiseks TTÜ siseportaali majanduskulude moodulisse. Pärast kinnitusringi ning raamatupidamiskontode ja dimensioonide lisamist liigub info raamatupidamistarkvarasse.

TTÜ pearaamatupidaja Ave Tamme sõnul lihtsustab uus lahendus oluliselt nii aruande esitaja kui ka raamatupidaja tööd. Süsteem on ülevaatlik ja mobiilne, ning sellega saab teha tööd ajast ja kohast sõltumatult. Uus lahendus hoiab kokku aega, väldib andmete dubleerimist ja võimaldab kuludokumente säilitada digitaalselt.

Tehnikaülikooli arenduse projektijuht Ketlin Karp lisas, et uus lahendus toetab TalTechDigitali visiooni: kõik, mida intelligentsed tehissüsteemid teevad paremini kui inimene, on jäetud neile, et võimaldada inimestel pühenduda uute lahenduste väljatöötamisele ja arendamisele.

CostPocket (varasemalt tsekk.ee) on Eesti iduettevõte, mis tegeleb kuludokumentide halduse, digiteerimise ja arhiveerimisega äpi abil. See tähendab, et äpi kasutaja teeb bussipiletist, taksoarvest või muust kuludokumendist pildi ning sealt edasi tegeleb dokumendiga CostPocket. See digiteeritakse, muudetakse e-arveks ning saadetakse organisatsiooni raamatupidamistarkvarasse.

Seetõttu pole raamatupidajail kuu lõpus vaja töötajailt kuludokumente taga ajada ning neid käsitsi programmi sisestada, mis aitab säästa tööaega.

CostPocketi müügijuhi Joonas Sernjuki sõnul areneb nende teenus pidevalt. "Esiteks muutsime kevadel nime eestipärastest tsekk.ee-st rahvusvaheliseks CostPocketiks. Teiseks oleme TTÜ jaoks lisanud äpi funktsionaalsusele mitmeid uuendusi, näiteks kuvatakse äpi kasutajale tema lähetusi ning olemasolevaid aruandeid, et kõik ühe aruande alla kuuluvad kuludokumendid oleksid koos. Selle funktsionaalsuse arendasime spetsiaalselt TTÜ jaoks, kuid varsti on see kättesaadav meie kõikidele klientidele," rääkis ta.

Samuti tegeleb CostPocket optilise tekstituvastuse täiustamisega. Ettevõte pakub tekstituvastuseks kolmeastmelist süsteemi, tagamaks andmete kvaliteeti. Esmalt loeb andmeid tehisintellekt OCR (Optical Character Recognition ehk optiline tekstituvastus), mis praegu suudab 60% õigsusega tuvastada dokumendilt vajalikud väljad ning sealt andmed sisse lugeda. Edasi liigub tšekist tehtud pilt digiteerijale, kes lisab puuduolevad andmed ja siis kontrollijale, kes vaatab tehtud töö üle ja vajadusel parandab, selgitas Sernjuk.

TTÜ kinnitusel on nende koostöö CostPocketiga esimene omalaadne Eestis, olles paberivaba dokumendihaldusega eeskujuks ka teistele organisatsioonidele.