ITuudised.ee  • 20. jaanuar 2019
Jaga lugu:

Excel võib väga lihtsalt anda valesid vastuseid

Foto: Pexels

Miks Excelis arvutustel valed vastused tulevad ja miks on oluline tabelid kohe algusest peale õigesti koostada, sellest rääksid Äripäeva raadios vestelnud Aivar Hundimägi ja Äripäeva Akadeemia Exceli koolitaja Kristjan Sakk.

Kui inimesed tulevad teie koolitustele, siis millised on suurimad avastused, mida nad koolitusel teevad?

Inimesed tulevad ju koolitusele selleks, et teadmisi saada. Inimene on nutikas ja saab oma asjadega hakkama. Küsimus on lihtsalt selles, et kui palju see tegevus aega võtab. Põhiefekt ongi töö kiiruses, sest koolituselt saab sellised töövõtted, vahendid ja tööriistad, mis töö efektiivsust oluliselt tõstavad.

Excelis on ju tohutu hulk erinevaid tööriistu ja vahendeid, mida on võimalik nutikalt kasutada, aga tihtilugu on nii, et palju tööd tehakse käsitsi ja Exceli tabelit kasutatakse lihtsalt andmete hoidlana. Mingil hetkel selgub, et andmeid tekib tabelisse liiga palju ja siis on juba väga keeruline käsitsi neid tabeleid hallata ja sealt mingit infot välja võtta. Siis tulevad appi Exceli tööriistad, aga üldiselt kasutatakse neid väga vähe, tihitilugu ka valesti ja siis tehakse väga palju käsitööd.

Ma ise olen teie koolitusel korra käinud ja see on nagu silmade avamine, et neid Exceli võimalusi kasutad ikka väga väikest osa. Teine asi on see, et kui sa seda rutiinselt edasi ei kasuta, siis need asjad kipuvad ära ununema.

Ja sellega on ka nii, et kui näiteks enne puhkust koolitust tellida, et siis peale puhkust on üllatus, et peaaegu midagi mäleta. Exceliga on nii, et efekt tekib siis, kui seda kohe kasutama hakata. Neid tööriistu, mis koolitusel omandad või oled selgeks saanud, tuleb tegelikult hakata kohe rakendama.

Mis on peamised vead, mida tehakse või mis on koolitusel välja tulnud? Te olete koolitusel toonud ka näiteid, kus tänu Exceli valele kasutamisele võib palju jama kokku keerata.

Põhiviga tekibki sellest, et tabelid ehitatakse valesti üles. Kui hakata tabelit üles ehitama, ega siis Excel ei pane kätt ette, kuidas tabeleid tehakse. Kasutaja saab tabeleid täpselt nii nagu soovib, aga seal on oma põhireeglid, mida tuleb jälgida tabelite ülesehitamisel, et Exceli tööriistad saaksid sulle appi tulla. Ja oht tekibki siis, kui kasutaja ei tea, kuidas andmetabeleid üles ehitatakse ja hakkab jõuga tööriistasid kasutama, siis need tihtilugu ei tööta. Paljud vead tulevad sellest, et kas on veerud vales järjekorras, tabeli päis on ära rikutud või on tabel katkestatud tühjade ridadega. Excel teeb tööd selle tabeli osaga, mis talle näidatakse.

Kui ühte andmetabelit on ehitatud aastaid ja andmemaht kasvab kohutavalt suureks, siis on juba väga keeruline Exceli tööriistadega tööd teha, kuna tabel on valesti üles ehitatud. Kõige suurem viga on see, et algtabelid ehitatakse üles Exceli jaoks valesti. Kasutaja jaoks on see võib-olla õigesti üles ehitatud, aga kui tahad Exceli kasutada, siis tabel peab olema üles ehitatud nii, nagu Excel seda tahab.

Kui palju peab mõtlema sellele, et kui palju neid andmeid sinna lõpuks kogutakse või mis nendega edasi saab? Mõnikord on nii, et hakkad pihta, aga võib-olla poole aasta pärast tundub, et peab kõik ümber tegema.

Exceli töömaht on ju tegelikult väga suur. Samas, kui andmeid tekib väga-väga palju, siis oleks mõistlik mõelda mõne andmebaasi programmi peale ja Excelit tasub kasutada lihtsalt andmete töötlemiseks. Exceli tööriistadega saab andmeid võtta andmebaasi programmist ja siis Exceli vahenditega neid analüüsida. Näiteks Excelis on selle jaoks väga võimas tööriist PowerQuery, millega saab andmeid erinevatest andmebaasidest kokku koguda, neid analüüsida, teha raporteid Pivotitega või erinevate analüüsi vahenditega.

Pivot on hea tööriist erinevate reatunnuste kokkuvõtete tegemiseks. Kui tabelis on erinevad rea tunnused, näiteks tootekoodid, mingid osakonna tunnused või mingid muud tunnused, siis nende järgi on väga mugav andmeid kokku arvestada. Need andmed ei pea olema Exceli tabelis, vaid võivad olla või kuskil mujal. Tänu sellele, et Microsoft tegi Power Query tööriista Excelisse, ei pea kõik andmed olema Exceli tabelis. Kogu meeskonna iga liige võib hoida oma Exceli failis neid andmeid, mis ta tahab ja siis Power Query tööriistaga kogutakse need andmed kokku eraldi raporti koostamiseks.

Kas on ka sellist olukorda, kus te soovitate, et pole mõtet mingiks asjaks Excelit kasutada?

Excelit saab kasutada igaks asjaks, kui on vaja mingit analüüsi sooritada, aga kui on vaja lihtsalt mingeid andmeid kuskil hoida ja andmemaht läheb ikkagi väga suureks, siis pigem mõelda juba mõne andmebaasi programmi peale. Excel tuleb appi sellisel juhul, kui on vaja andmeid analüüsida ja on vaja mingit kokkuvõtteid teha ning arvutada. Väiksemaid andmemahtusid on Excelis ka mugav hoida. Kui aga ridade arv läheb juba juba sadadesse tuhandetesse, siis mõne tööriista kasutamisel võib Excel aeglasemaks muutuda.

Erinevate töölõikude puhul on erinevad asjad, mida tähele panna. Kas on nii, et raamatupidajale on ühed võtted olulised ja võib-olla müügiinimesele teised või ei ole?

Laias laastus tabelite kasutamise osa on kõigile ühtemoodi, aga Excelis on ju olemas sadu erinevaid funktsioone, nagu raamatupidamis-, inseneri-, rahandus-, finantsfunktsioonid ja statistika funktsioonid. Vastaval ametile võib neid funktsioone kasutada ja nende põhjal oma soovitud kokkuvõtteid teha.

Mis on see, mille kohta kõige rohkem küsitakse Exceli koolitustel?

Inimene tuleb koolitusele sageli siis, kui tal on andmemaht nii suureks läinud ja ta ei suuda enam tabelid hallata või on vaja mingeid arvutusi ja kokkuvõtteid teha. Kui ma meenutan, siis Excelis aetakse sassi kujundamine. Exceli tabelisse üritatakse kujundamise tulemusel saada seda, mida soovitakse, aga kujundamine ja tulemuste valemite kasutamine on kaks eri asja.

Paljud kasutajad tahavad kujundusnuppudega Excelis lahendada oma probleeme, aga kujundamine muudab ainult ekraanipilti. Kui me siis valemeid ja funktsioone kasutame, siis sellisel juhul me saame küll ekraanipildi selliseks nagu vaja, aga Excel kasutab neid andmeid, mis seal nime all olid ja sellest tekivad vead. Ja siis küsitakse, et kui Exceliga tulemused kokku arvutada, siis saan ühe tulemuse ja kui kalkulaatoriga üle kontrollin, siis saan teise tulemuse või kui näiteks välja prindin ja hakkan üle arvutama, siis miks ma saan teise tulemuse.

See erinevus tulebki tihtilugu sellest, et me kipume väga palju Excelis ka kujundama ja kui kujundustega oma numbrid ära muudame, siis sellisel juhul Excel kujundust arvutamisel ei kasuta.

Exceli probleem on ka see, et võib meile maalida ette vale pildi. Näiteks andmeid muutes saame luua endale sellise tuleviku, mida me tahame näha ja see ei pruugi paika pidada. Tegelik elu ei ole selline. Ma küsin lõpetuseks, et ma saan nagu aru, et Exceli oskusliku kasutamise peamine efekt on inimeste jaoks see, et nad leiaksid endale ajaressurssi ja Excel aitab ikkagi oluliselt aega kokku hoida, kui seda teha õigesti.

Jah, kui me õigesti kasutame, siis ta hoiab aega kokku. Ega ükski tööriist ei ole mõeldud välja selle jaoks, et meie aega kulutaks ja stressi tekitaks. Excel peab olema meil kasutuses niimoodi, et lõpptulemusena me saame ka muud tööd teha, et mitte ainult Excelis valemeid kirjutada. Kasutame tööriistu õigesti ja õigel ajal õige tööriista, siis on tulemuse efekt on väga suur ja võit on peamiselt ajas. Excel annab meile olulisi võimalusi oma andmeid analüüsida ja see võit on ajas.

Võit võib-olla ju ka selles, et saab sarnaseid tulemusi, st firmas erinevad inimesed saaksid sarnaseid raporteid. On see nii?

Jah, raporteid teha ja võrrelda ja otsuseid vastu võtta raportite abil. Ega ühtegi tarkvara ei tehta ju selle jaoks, et ta meie aega kulutaks.

See pahatihti tuleb sellest, et kui me kasutame valesti ja valesid asju ning viimasel hetkel avastame, et oleme liikunud nüüd täiesti vales suunas. Siis tagasi pöörata ja hakata uuesti tegema on väga keeruline. Õige on ikkagi kohe õigesti teha.

Vestlust Äripäeva hommikuprogrammis saab kuulata SIIT (vestlus alates 36:18)

Kristjan Sakk viib läbi koolitusi Exceli baasoskustest, mis lihtsustavad igapäevatööd.

Järgmine toimub juba 30. jaanuaril. Vaata lähemalt ja registreeru SIIN!

Exceli edasijõudud kasutajale toimub järgmine koolitus 22. veebruaril.

Vaata lähemalt ja registreeru SIIN!

Jaga lugu:
ITUUDISED UUDISKIRJAGA LIITUMINE

Telli olulisemad Ituudised uudised igal nädalal enda postkasti.

Ituudised.ee toetajad:

Enimloetud
Aali Lilleorg
Aali LilleorgtoimetajaTel: 505 3172aali@ituudised.ee
Ana Madismäe
Ana Madismäereklaamimüügi projektijuhtTel: 545 60 150Ana.Madismae@aripaev.ee