Autor: Äripäeva eriprojektide toimetus • 4. november 2021

Lihtne lahendus, mis tõhustab jagatud kontoreis ruumikasutust

Üha rohkem ettevõtteid ja asutusi loobuvad traditsioonilisest süsteemist „üks töötaja, üks töölaud“, võttes suuna jagatud kontorile. Sel juhul pole inimesed kinnistatud konkreetsete laudade juurde, vaid kontorisse saabudes istuvad nad sobiva vaba laua taha. Üheks ettevõtteks, kus töötajail pole oma isiklikku töölauda, on Eestis näiteks Telia.

See sobib hästi kokku praeguse olukorraga, kus soovitatakse hajutatust ning võimalusel kodust töötamist. Ent samamoodi annab see võimaluse ka kontoripinda efektiivsemalt kasutada, kui osa laudu või koosolekuruume seisab pidevalt tühjana.

Kuidas pidada arvet, kes, kus ja millal võib töötada?

Kuidas aga jagatud laudade ning ruumidega kontori puhul aru saada, kes, kus, millal ja kaua võib istuda või kolleegide-klientide-äripartneritega koosolekut pidada? Alati töötab põhimõte „kes ees, see sees“, ent kontorisse saabujat võib sel juhul tabada üllatus, et sobiv laud ühistööks sinu tiimi kuuluva kolleegiga või vajalikus suuruses koosolekuruum on hõivatud.

Appi tuleb kaasaegne ja lihtsasti kasutusele võetav nutikas lahendus nimega iotspot. Tegemist on kohalikust võrgust sõltumatu töökohtade broneerimise süsteemiga, mis mõeldud ühelt poolt nii ühistööpinda pakkuvatele keskkondadele, ent samuti organisatsioonidele, kus töölaudade kasutus on vabaks antud.

Reaalajas info kõigi tööpindade ja -ruumide kohta

Täpsemalt kujutab iotspot endast rakendust, mis peab reaalajas arvet kõigi süsteemi sisestatud töökohtade ja koosolekuruumide kohta (vaba, broneeritud, hõivatud). Äpist on näha, millised pinnad on hetkel kinni ja milliseid saaks kasutada, täna või edaspidi. Selleks, et kontorihüvesid nautida ja kolleegidega tööküsimusi arutada, tuleb sobiv töölaud eelnevalt mobiiliäpis broneerida.

Ruumide ja töölaudade mingiks ajaperioodiks endale kinnistamine käib ühe näpuvajutusega telefoni ekraanil, misjärel muudab koheselt värvi ka laual kõigile selle hõivatust näitav indikaator. Nii saab kasutaja tagada, et see konkreetne töölaud või koosolekuruum on tema jaoks määratud ajaks broneeritud. Lihtsalt märgi äpis, mis kellast kellani soovid seda lauda või ruumi enda kasutusse.

Võimalik moodustada oma tiimile eraldi „töösaari“

Nagu öeldud, muudab indikaator broneerimisel värvi, kusjuures roheline märgib mõistagi vaba lauda või ruumi, sinine tähendab broneeritust hilisemaks ajaks ning punane on loomulikult kinnitus hõivatusest.

Samamoodi saab kutsuda parajasti töiseks suhtluseks vajalikku kolleegi või kolleege üles broneerima kõrvallauda, et üheskoos pakilisi küsimusi arutada või plaane pidada. Nii saab oma ajutisele või püsivale tiimile tagada äpis näiteks kümne lauaga „töösaare“ mingis kontori osas või ühistööks vajaliku koosolekuteruumi.

Mõnikord aga muutuvad plaanid käigupealt, sestap on vaid ühe klõpsuga võimalik ruumi või laua hõivatud-oleku pikendamine või vajadusel ka tühistamine enne pinna kasutuselevõttu.

Kontorisse sisenejaile pakuvad infot suured ekraanid

Platvormi osaks on vajadusel ka suured ekraanid, millel kuvatakse vabade ning hõivatud töökohtade ja koosolekuruumide jaotust. Tavaliselt on need välja pandud hoonete sissepääsude või liftide juurde. Nii saab iga tulija koheselt visuaalse ülevaate, mis suunda vaba lauda või ruumi otsima minna.

Nimelt pakub intuitiivne rakendus kasutajaile kiiresti teavet saadaolevate töölaudade kohta ning aitab suuremas või uuemas kontoris need äppi integreeritud Google Mapsi põhise kaardifunktsiooniga ka üles leida. Hoia vaid telefon ees ning sammu läbi kontorirägastiku oma eelnevalt broneeritud töölaua või koosolekuruumi suunas. Lisaks sisaldab rakendus ka lisafunktsioone, näiteks on sinna integreeritud kolleegide otsimise funktsioon.

Monitooritakse ka õhukvaliteeti ja temperatuuri

Kliendi soovi korral kuuluvad komplekti ka patareitoitel stiilsed sensorid, mis monitoorivad ruumides õhukvaliteeti ja temperatuuri ning pakuvad seda teavet kasutajaile. Tänapäeva tingimustes vägagi vajalik funktsionaalsus!

Niisiis on iotspot hõlpsasti kasutatav ja samamoodi ka lihtsasti mõistetav tööriist nutikate tööplatvormide jaoks.

Nagu kinnitab lahenduse loonud Saksamaa tehnoloogiaettevõtte Bachmann, pole iotspot klassikaline toode, vaid see pilvelahendust kasutav platvorm on terve nutikate töökohtade süsteem.

Andmed hoone omanikule või rentnikule

Väga kasulikuks osaks on seal Dashboard, mis annab organisatsiooni juhtkonnale või hoone omanikule pidevalt ülevaadet töökohtade hõivatuse tasemest, näiteks kui suur hulk laudadest on püsivalt hõivatud. Seega on see sisend aruteludeks ja otsusteks, kas oleks aeg mõelda lisalaudadele või vastupidi, püüda põrandapinda efektiivsemalt kasutada. Kogu info on kuvatud kergelt-kiirelt mõistetavana, kasutades valgusfoorist tuttavat punane-kollane-roheline värvilahendust. Seega loob iotspot kaasaegseis kontoreis sajaprotsendilise läbipaistvuse.

Mõistagi on see integreeritav Eesti kontoreis üha rohkem levinud töölaua mitme liidesega pistikupesasse Bachmann DESK2, mis aitab luua unikaalse lahenduse kaasaegsesse bürookeskkonda.

Liidestust muu ITga või eraldi tarkvara pole vaja

Platvormi töökorda seadmisega saab hakkama igaüks, sest see on sõltumatu muust ITst ega nõua ka mingit tarkvara installeerimist. Lihtsalt ühenda toide ning hakka kasutama!

Tänapäeval on ettevõtetele tähtis, et selle lahendusega saavad nad kasu ruumide-laudade kasutusandmete täpsest kogumisest, visualiseeritud andmetest ja seda kõike kooskõlas Euroopa Liidus kehtiva isikuandmete kaitse üldmääruse ehk GDPRiga.

Muide, Bachmanni uuringud näitavad, et lausa kuni kolmandik töökohtadest seisab tegelikult hõivamata, seda isegi pikaajaliselt. Niisiis kasutavad ettevõtted ja asutused oma põrandapinda ebaefektiivselt, mis eriti annab tunda rendipinna eelistajatele. Uudne lahendus iotspot pakub selle kohta reaalajas ülevaadet.

Testimiseks saadaval ka demoversioonid

Kui äpp on tasuta, siis igale iotspotile rakendub aastapõhine hooldustasu, mis sõltuvalt töökohtade arvust on vahemikus 30-50 eurot üks töökoht. Eelmainitud kaardirakendus, õhukvaliteedi ja temperatuuri sensorid, ekraanid ettevõtte fuajees jms on lisatasustatud funktsioonid, mõni ühekordne ja mõni abonemendipõhine kulu. Ent mõistagi algab koostöö kliendi vajaduste kaardistamisega ja sealt juba selgub, milliseid funktsioone tal vaja läheb.

Huviliste jaoks on olemas testimiseks loodud demoversioonid. Näiteks saab võtta prooviks nelja töökoha rakenduse kuni kolmeks kuuks, et otsustada seejärel, kuidas aitab iotspot kontoris töö tegemist tõhusamaks muuta.

Lisainfo: Margo Korgesaar, tel 5178 489, [email protected]

Jaga lugu
Ituudised.ee toetajad:
Indrek KaldITuudised.ee toimetajaTel: 511 1112
Erkki VilippReklaamimüügi projektijuhtTel: 517 7736
Kertu KarnerIT konverentside projektijuhtTel: 553 7112