Indrek Kald • 19 märts 2020

Eesti tarkvaraarendaja saatis Poolas 250 töötajat koju: olime selleks täielikult valmis

Eesti tarkvaraettevõte Netcorp saatis oma 250 Poolas kolmes arenduskeskuses töötavat arendajat sellest nädalast kodubüroosse. Olime selleks valmis, kinnitab firmajuht ja annab nõu edukaks kaugtööks.

Kaugtöö pole kõigi jaoks, kuid loodetavasti saame üsna pea naasta tavapärase töökeskkonna juurde.  Foto: Pixabay

"See on küll esimene kord, kui kõik meie arendajad töötavad samal ajal kaugtööl, kuid samas on kõik meie töötajad harjunud olukorraga, kui mõni meeskonnaliige töötab mõnda aega eemalt," märkis Netcorpi tegevjuht Paavo Pauklin. Oleme kaugtööga tegelenud viimased kümme aastat, lisas ta.

"Paari järgmise nädala või isegi kuu jooksul saavad meist paljud kaugtöö kogemuse. Enamiku inimeste ja organisatsioonide jaoks on kaugtöö, mis kestab kauem kui üks või kaks päeva, aga midagi uut," kinnitas Pauklin.

Kuidas oma töö korraldada? Kuidas saada ülevaade sellest, mida teised teevad? Kuidas jälgida tööülesannete progressi ja pakkuda tagasisidet, sõnastas ta ses olukorras tekkivaid küsimusi.

"Oleme Netcorpis tarkvaraarendajatega oma klientidele kaugtööd teinud peaaegu kümme aastat," lisas Paavo Pauklin. Ta sõnastas ka kümme kohustuslikku tegevust kaugtööga alustamiseks:

1. Kasuta toetavaid tarkvaralahendusi

Kaugtöö õnnestumiseks on vaja kasutada tarkvaralahendusi, mis asendavad kontoriseadmeid ja suhtlusviise, mis on kontoris tavapärased.

Asendamaks (meeskonna) kohtumisi ja tagamaks tõhusat koostööd, on vajalik videokoosoleku lahendus, nt Google Meets, Zoom, Microsoft Teams, Skype, Slack.

N-ö kiirsõnumite (chat) platvorm võimaldab igapäevast operatiivse teabe vahendamist ja vestlusi, samas aitab vältida e-postile omaseid pikki ootamisi. Chati platvomid on Slack, WhatsApp ja ka Skype.

Ülesannete planeerimise tarkvara näitab ootel ja käimasolevaid töid ning nende progressi. Tarkvarafirmad kasutavad sageli Jirat, kuid sarnaste funktsioonidega platvormid on ka Trello, Monday, Weekdone ja Toggl.

Meeskonna plaanide sünkroonimiseks on head jagatud kalendrid, nt Google Calendar, Asana, Calendly, Outlook.

Vaja on ka ühist pilveketast, kuhu saate salvestada kõik dokumendid, millele teil on vaja töötamise asukohast sõltumatut ligipääsu või mida peate teistega jagama (nt Dropbox või Google Drive).

Oluline on ka kiire internet, õnneks on mobiilne internet enamikes riikides suhteliselt hea. Uuendage oma töötajate mobiilse andmeside paketid lihtsalt piisavale tasemele — reeglina on küllaldane kiirus 15–30 GB.

2. Leppige kokku, kuidas teete plaane ja jagate ülesandeid

Leppige kokku, millal toimub päeva, nädala või kuu planeerimine ja kes on planeerimise aruteludesse kaasatud. Kaugtöö nõuab natuke enam planeerimist.

Plaanide muutmine viimasel hetkel võib põhjustada korraliku jama, kuna näiteks e-kirju või chati sõnumeid loetakse erineval ajal ja info ei jõua kõigini samaaegselt.

Meie klient Messente Communications kasutab kaugtöö puhul sellist planeerimismeetodit nagu Long format work (pikaformaadiline töö), mis tähendab seda, et kui teil tekib mõni uus idee või soovite pakkuda lahendust probleemile, siis kirjutate selle kõigepealt üksikasjalikult lahti.

Nii võite aru saada, et see polnudki hea mõte. Kui aga jätkuvalt leiate, et see on hea idee, siis olete teiste aega juba kokku hoidnud, kuna esmase planeerimise olete ära teinud.

3. Leppige kokku, kuidas kasutate chati

Kui kasutate kiireks suhtluseks näiteks Slacki, siis otsustage, millised kanaleid ja gruppe vajate, millise info arutamiseks on iga kanal mõeldud ja kuidas tagate, et vajalikud inimesed saavad sõnumid kätte.

Kui te seda ei tee, seisate varsti varsti silmitsi olukorraga, kus mõne konkreetse vestlusteema all hakatakse rääkima muud juttu. See viib fookuse õigelt teemalt eemale ja paljudele kasutajatele ei pruugi see meeldida. Reeglite puudumine raskendab teie töötajatel mõistmist, kus parasjagu temale vajalikul teemal arutletakse.

4. Leppige kokku, kuidas töö üle antakse ja kus saab ülevaate ülesannete edenemisest

Tehke selgeks, millal loetakse ülesanne tehtuks ning kuidas ja millal tuleb töö üle anda. Kuna te ei näe oma kolleegi naeratust ega peanoogutust, peate paika panema reeglid, kuidas annate tagasisidet tööle ja jälgite kokkulepete täitmist.

Töö edenemise jälgimine võib tunduda esmapilgul paras väljakutse, kuid siin on mõistlik kasutada mõnda selleks väljatöötatud digilahendust.

Tarkvaraettevõtted kasutavad sageli platvormi Jira, kuhu pannakse kirja plaanid, jälgitakse ülesande täitmise kulgu ja meeskonnaliikmete panust, samuti tööks kuluvat aega ning jagatakse ülesandeid ka kolleegidega.

Kui Jira võib olla mittetarkvarafirmadele esialgu liiga keeruline, võite kasutada ka lahendusi Trello, Monday, Weekdone või Toggl. Tööriist on tööriist, proovige leida see, mis sobib teie tööviisiga kõige paremini.

5. Leppige kokku virtuaalne ühine tööaeg

Üks kaugtöö parimaid eeliseid on see, et te ei pea igal hommikul kindlal ajal ärkama (kui see pole just meeskonnaga teisiti kokku lepitud). Kui eelistate ärgata vara ja alustada oma päeva kell seitse, võite seda teha. Aga võib-olla olete öise eluviisiga ja tahate alustada tööpäeva alles pärast õhtusööki?

Et suhtlus toimiks, peab meeskond kokku leppima ühises virtuaalses tööajas, millal on kõigiga võimalik kontakti saada. Meie kasutame vähemalt neljatunnist ajaakent. Enamus (arendajate) tööd nõuab igal juhul sellist aega, millal on võimalik keskenduda ja ei ole vaja ilmtingimata kõigiga suhelda.

Kui töötate klienditoes või kui teil on mõni koosolek, mille ajad on kokku lepitud, siis peate muidugi oma plaane natuke kohandama. Kuid kaugtöö tavaliselt võimaldab oma ajakava seada viisil, mis sobib just sulle ja mis arvestab su kõige produktiivsema tööajaga.

6. Jaotage töö lühikesteks tsükliteks

Tarkvaraettevõtted kasutavad valdavalt agiilseid metoodikaid, mille osaks on mitmed head tavad, mida enamik ettevõtteid saaks kasutada, vähemalt osaliselt.

Viige oma töö planeerimisse ja teostamisse sisse lühikesed töötsüklid, et kõik saaksid uue olukorraga harjuda ning kommunikatsioon ja tagasiside oleks piisavalt kiire.

Tarkvarasektoris nimetatakse neid lühikesi töötsükleid sprintideks ja tavaliselt kestavad need 1–2 nädalat. See lühike tsükkel võimaldab saada kiiret tagasisidet ja vähendab tõenäosust, et kahe kuu pärast märkate, et mõni teie kolleegidest ei tööta n-ö õiges suunas.

Tsükkel ehk sprint algab analüüsi ja planeerimisega, kus otsustatakse, mida on vaja teha, millised on prioriteedid, kui kaua võtab ülesannete täitmine aega ja kes on vastutajad.

Teostus — siin täidab teie meeskond selle töötsükli planeerimisel kokku lepitud ülesandeid. Te peaksite regulaarselt kohtuma, et mõista, kui kaugel on tiim oma kohustustega.

Retrospektiiv — selle peamine eesmärk on tulemuste läbiarutamine ja lahenduste otsimine, kuidas järgmise tsükli protsessi paremaks muuta. Nüüd on aeg järelemõtlemiseks: meeskond peaks analüüsima, mis läks tööprotsessis hästi ja mida saab tulevikus veel paremini teha. Retrospektiivse analüüsi tulemusi kasutatakse sisendina uue tsükli kavandamisel.

Scrumi-laadse lähenemisviisi alternatiiviks on OKRide (Objectives and Key Results) süsteemi kasutamine, nt eelistab seda Google. Kasutan seda ise tarkvaraga mitteseotud valdkondades. OKRide abil saate ülevaate kogu organisatsiooni tegevusest ja kiire tagasiside edenemise kohta. Eesti IT-ettevõte Weekdone on teinud just OKRide kasutamiseks spetsiaalse tarkvara.

Mõlemad meetodid muudavad inimeste töö läbipaistvaks, hõlmavad organisatsiooni kõiki liikmeid ja võimaldavad neil ka kaugtöö korral aktiivselt osaleda.

7. Leppige kokku ühised kommunikatsiooni rutiinid

Meie kasutame iganädalasi planeerimise koosolekuid. Need on pikemad kohtumised (1-3 tundi), kus kogu meeskond vaatab läbi ülesanded, seab need tähtsuse järjekorda ja hindab, mida saab nädala või kahe jooksul ära teha.

Seejärel on meil iga päev n-ö daily stand-upid ehk lühikesed kohtumised, kus töötajad annavad ülevaate oma tegevustest.

Alustavad ettevõtted kasutavad sageli igapäevaseid stand-upe, kus kõik räägivad, mida nad eelmisel päeval saavutasid, mille kallal nad sellel päeval töötavad ja milliste takistuste või väljakutsetega silmitsi seisavad.

Planeerimiskoosolekud koos igapäevaste lühikeste ülevaatekoosolekutega annavad hea arusaama, mis organisatsioonis ja meeskondades toimub ja see aitab probleemidele kiirelt jaole saada.

8. Ära unusta individuaalsete puhkepauside olulisust

Te vajate puhkepause, kuid ole ettevaatlik asendustegevustega. Kui te pole kaugtööga harjunud, võite end unustada Messengeris vestlema koroonaviirusest või veeta tunde Instagramis.

Vajadusel kasutage timedoctor-tüüpi jälgimisseadet. Teid üllatab, kui palju aega veedate uudistes, privaatses vestluses, Facebookis, Instagramis või muudel tööga mitteseotud lehekülgedel.

Samas on ülioluline, et kavandate pause venitamiseks ja ümberfokuseerimiseks. Ärge raisake seda aega Instagramis. Tõuske püsti ja sirutage, tehke viieminutiline jalutuskäik värskes õhus või tantsige veidi. Kodus on see võimalik.

9. Kaugtööl on füüsilise töökoha loomine töötaja vastutada

Köögilaua taga töötamine võib esialgu tunduda lihtne lahendus, kuid see tähendab, et peate söögi ajaks kogu töö koristama ja ära panema.

Seetõttu soovitame välja mõelda, kuhu saate paigutada spetsiaalse laua, mida ei kasutata millegi muu jaoks. Kui teil on eraldi tuba, mida kasutate oma kontorina, siis veelgi parem. Kuid alustuseks on suurepärane ka väike toanurk.

10. Vali sobiv suhtluskanal

Lühidalt: video väldib vääritimõistmist, chat on kiire ning e-post tagab korratavuse.

Mina eelistan kasutada videot nii palju kui võimalik. E-kirja või chatti lugedes on nii lihtne kellegi öeldut valesti tõlgendada ja ka ise tigedalt vastata. See võib olla tingituna sellest, et teil on halb tuju, või olete just lugenud hirmutavat artiklit koroonaviiruse kohta. Tõenäoliselt tõlgendate kellegi teise sõnumit teie enda praeguses meeleolus. Ja nii hakkab veerema lumepall, mida saaksite vältida. Kui tunnete oma meeskonnas mis tahes vääritimõistmist, lülituge koheselt videokonverentsile.

Video aitab teil mõista sõnade tegelikku tähendust. Videosuhtlus annab kiire tagasiside olukordades, kus vaja selgust. Trükkimine on ka aeglane ja mõnikord (tegelikult enamasti) on lihtsalt nii palju kiirem olukorrad rääkides lahendada.

Paljude osalejatega videokonverentsi nõrkuseks on kohtumise kokkuleppimine. Sobiva aja leidmine on alati vaevaline. Chatti saab aga igaüks lugeda endale sobival ajal. Kuid kui teil on vaja olukorras selgus majja lüüa, siis saatke päevakord vestluse kaudu ette ja tehke kiire videokõne — see aitab olukorra lahendada.

E-kirjadest on kasu selleks, et kokkulepetest jääks märk maha või kui kardate, et teie kiri mattub muude sõnumite alla. Chat aga aitab vältida pikka tagasiside ootamist. "Oh, see e-kiri oli rämpsposti kaustas” või "Ma lihtsalt ei märganud seda paljude e-kirjade tõttu". Kas see olukord on tuttav?

Veel üks näpunäide teksti kirjutamiseks: kui teie töökeel on inglise keel, võite teksti trükkimise asemel kasutada lahendust speech-to-text. Kõnetöötlustarkvaraga harjumine võtab natuke aega, kuid samas ka säästab palju aega.

Minu arvates töötab iPhone´i Siri väga hästi. Ka Chrome´i ja Safari laiendused teevad üsna vähe vigu ja vajavad vaid veidi parandamist. Nende lahenduste kasutamisel olge teadlik automaatkorrektsioonist (autocorrect). Mul on õnnestunud piinlikke olukordi vältida, kui olen viimasel hetkel märganud autokorrektsiooni (mis pärast lause kirjutamist vahel ennast parandab).

Kaugtöö pole siiski kõigile

Kaugtöö saab olema päris suur väljakutse. Kuid kui kasutate sobivaid tööriistu ja kokkuleppeid, olete juba poolel teel.

Muidugi on paljudel inimestel suuri raskusi enesejuhtimisega, asendustegevustest eemale hoidmisega või kodukeskkonnas töötamisega. Kaugtöö ei ole kõigi jaoks, kuid loodetavasti saame üsna pea oma normaalse töökeskkonna juurde naasta.

Ettevõtted peaksid aga juba olema valmis selleks, et paljudele inimestele hakkab see tööviis meeldima ja nende jaoks ei pruugi tagasiteed enam ollagi!

Üks asi, mis on 100% kaugtööl töötamisel keeruline, on kohvinurga lobisemiste puudumine, mis on väga oluline aeg eriti uute inimeste liitumisel. Seetõttu kohtuvad meie kaugtöötavad arendajad klientidega tavaliselt üks kord kahe kuu jooksul. Loodetavasti saate ka teie tööl tagasi olla hiljemalt kahe kuu pärast, et oma kolleegidega taas kohtuda.

Jaga lugu:
ITUUDISED UUDISKIRJAGA LIITUMINE

Telli olulisemad Ituudised uudised igal nädalal enda postkasti.

Ituudised.ee toetajad:

Indrek Kald
Indrek KaldITuudised.ee toimetajaTel: 511 1112
Äripäeva reklaamiosakond
Äripäeva reklaamiosakondTel: 6670 105
Mari Sarapuu
Mari SarapuuIT konverentside programmijuhtTel: 5372 1821