5 soovitust, mis hoiavad ära IT-projekti ebaõnnestumise

Infosüsteeme ehitades tuleks leida võimalusi seni käsitsi tehtavate tegevuste automatiseerimiseks ja muuta andmehaldus turvalisemaks ning süsteem tervikuna töökindlamaks. Kuidas tagada, et IT-projekt saaks edukalt ellu viidud ning seda ei peaks mõne aasta möödudes välja vahetama?

1. Teadlik tellija ja tooteomanik. Igal organisatsioonil ei saa ja ei peagi olema palgal IT-spetsialisti, kes on kursis kõikide tarkvaramaailma trendide ja uute lahendustega. See on arendaja roll õppida organisatsiooni tundma ning pakkuda parimaid lahendusi.

Samas on õnnestunud projekti eelduseks siiski see, et projekti eest vastutab tellija poolt inimene, kes mõistab, millist probleemi ta püüab lahendada, tunneb väga hästi olemasolevat süsteemi ja selle lõppkasutajaid, oskab neid arendusprotsessi kaasata ning suudab vajalikul hetkel langetada kaalutletud otsuseid.

2. Võtke aega olukorra kirjeldamiseks ja eelanalüüsiks. Iga eduka projekti aluseks on eelanalüüs, mille eesmärgiks on tuvastada praeguse olukorra kitsaskohad, kaardistada loodava infosüsteemi kasutajaid ja seosed kolmandate osapooltega, hinnata riske ning luua kavandatava lahenduse visioon. Selline lähenemine aitab luua loogilise plaani, mille alusel ühiselt eesmärgi suunas liikuda.

Maanteeameti näide on meie tänastest projektidest selles osas kahtlemata üks huvitavamaid, mille erinevate IT-teenuste kavandamisel ei ole eesmärgiks lihtsalt paberivaba majandamine või teenuste digitaliseerimine. Meile on antud võimalus ja ülesanne näha laiemat pilti ning pakkuda lahendusi, kuidas infovahetus oleks võimalikult automaatne inimfaktori sekkumiseta, võimaldades käsitsi tehtavate vigade arvu minimeerimist, tööprotsessi efektiivistamist ja kiirendamist. Selliste tervikliklahenduste välja töötamisel on kasulik kaasata analüüsi etappi mitte ainult IT-, vaid ka ärieksperte, kes oskavad küsida õigeid küsimusi ning pakkuda pika perspektiiviga visiooni.

3. Olge positiivsed, lahendusi otsige koostöös. Avalikus sektoris tuleb kahetsusväärselt sageli ette seda, et toetusfondidest rahastatavate projektide tellimisel on tellijad juba ise kellegi soovitusel ette kirjutanud, milliste funktsioonidega süsteemi millise ajaressursi ja eelarvega saada soovitakse. See tingib situatsiooni, kus detailsema analüüsi jooksul soovib tellija oma vajadusi kohandada, kuid see osutub fikseeritud rahastusmudeli tõttu väga keeruliseks.

Probleemiks on paindumatus – ühelt poolt on tellija kompromissitu tähtaja või eelarve osas, teiselt poolt peab arendaja hoidma kinni alguses kokku lepitud plaanist ja töömahust. Tihtipeale ei õnnestu seetõttu realiseerida jooksvalt tekkivaid uusi ideid – igasugune viivitus ja töömahu kasv fikseeritud skoobi, eelarve ja tähtajaga projektis on lubamatu.

Finestmedia kogemus on näidanud, et tõeliselt head IT-lahendused, mis on eeskujuks ka teistele organisatsioonidele, sünnivad pigem pikaajalise koostöö raames. Ka maanteeameti projekti puhul oleme lõppeesmärgi suunas liikunud sammhaaval, analüüsides ja pakkudes välja süsteemi uusi kasulikke funktsionaalsusi, pidades silmas ka infosüsteemi kui terviku jätkusuutlikkust.